I. PREMESSA

Il presente Codice Etico (di seguito, per brevità: “Codice”) si declina in un insieme di principi la cui osservanza è di fondamentale importanza per il regolare funzionamento, l’affidabilità della gestione e l’immagine di Kairos Energy Srl. Il rispetto dei valori morali nella conduzione delle proprie attività istituzionali e nell’erogazione dei servizi costituisce, infatti, un elemento primario ed essenziale per la società.
A tal fine, Kairos Energy Srl ha adottato il presente Codice che, in linea con i principi di lealtà, correttezza, onestà, equità e imparzialità condivisi e recepiti all’interno dell’azienda, è volto a regolarne, attraverso norme comportamentali, l’attività e l’erogazione dei servizi, fissando i principi generali cui la stessa deve conformarsi.
Per tutti coloro che prestano la propria attività in favore di Kairos Energy Srl e per tutti i soggetti terzi, l’adesione ai principi etici previsti nel Codice rappresenta una condizione necessaria alla prosecuzione del rapporto con la società stessa: il Codice, a tal fine, costituisce parte integrante di ciascun contratto sottoscritto.

II. AMBITO DI APPLICAZIONE

Il Codice adottato da Kairos Energy Srl è vincolante per i comportamenti di tutti gli amministratori, i dipendenti, i collaboratori, i fornitori, i partner in relazioni d’affari, i consulenti e, in generale, di quanti cooperano con la società o forniscono alla stessa beni o servizi.
Gli amministratori di Kairos Energy Srl sono tenuti a osservare i contenuti del Codice nel proporre e realizzare i progetti, le azioni e gli investimenti utili ad accrescere il valore patrimoniale e gestionale della società, nonché il benessere dei dipendenti.
Kairos Energy Srl richiede a tutti i fornitori di beni e servizi una condotta in linea con i principi generali del presente Codice, fermo restando il rispetto delle specificità religiose, culturali e sociali di ciascuno.
L’intero corpo sociale di Kairos Energy Srl coopera attivamente e pienamente con le pubbliche autorità e con le istituzioni.

III. COMPORTAMENTI NON ETICI

Non sono etici quei comportamenti da chiunque – singolo o organizzazione – posti in essere per conto di Kairos Energy Srl, i quali costituiscano violazione delle regole della civile convivenza e dei corretti rapporti sociali, commerciali e cooperativistici, così come previsti e disciplinati da leggi e regolamenti vigenti.
L’assunzione di comportamenti non etici compromette i rapporti tra Kairos Energy Srl e i componenti degli organi sociali, i dipendenti, i collaboratori e i consulenti, nonché tra Kairos Energy Srl e i propri interlocutori commerciali, imprenditoriali e finanziari, sia pubblici che privati.

IV. VALORI DI RIFERIMENTO DI KAIROS ENERGY SRL

I principi e i valori ai quali Kairos Energy Srl si ispira, che rappresentano punti imprescindibili e ineludibili del suo agire, sono i seguenti:

• Integrità: sinonimo di legalità, correttezza, e onestà dei comportamenti all’interno e all’esterno dell’azienda. Condividendo tali principi si instaurano rapporti solidi con i clienti e i fornitori.
• Buona reputazione: favorisce la fedeltà dei clienti, l’attrazione delle migliori risorse umane, la serenità dei fornitori e l’affidabilità verso i creditori.
• Trasparenza: Kairos Energy Srl si impegna a fornire a tutti i suoi interlocutori, in modo chiaro e completo, le informazioni relative alle attività aziendali e ai servizi erogati.

V. LA STRUTTURA DEL CODICE

Il Codice è costituito da:

• Principi generali, che definiscono i principali valori di riferimento cui si attiene per il compimento delle proprie attività;
• Regole di comportamento, alle quali devono attenersi Kairos Energy Srl e gli altri soggetti cui si applica il presente Codice, nel rispetto dei principi generali, allo scopo di prevenire rischi di comportamento non etici;
• Modalità di attuazione del Codice.

VI. PRINCIPI GENERALI

6.1. Rispetto delle norme

I componenti degli organi sociali, gli amministratori, i dipendenti, i collaboratori e i consulenti sono tenuti a rispettare con diligenza le leggi vigenti, il presente Codice e il regolamento interno della società.
In nessun caso il perseguimento dell’interesse di Kairos Energy Srl può giustificare una condotta lesiva delle suddette norme.

6.2. Principio di non discriminazione

Nelle relazioni con i suoi interlocutori esterni e interni, Kairos Energy Srl evita ogni discriminazione fondata su età, sesso, razza, preferenze sessuali, stato di salute, nazionalità, opinioni politiche o credenze religiose.

6.3. Conflitti di interesse

Kairos Energy Srl opera per evitare di incorrere in situazioni di conflitto di interesse, reale o potenziale.

6.4. Dovere di riservatezza

Kairos Energy Srl assicura la riservatezza delle informazioni in proprio possesso e si astiene dal ricercare dati riservati, salvo il caso di espressa e consapevole autorizzazione del titolare e nel pieno rispetto delle norme vigenti.
Gli amministratori, i dipendenti e i collaboratori di Kairos Energy Srl devono considerare, fino a quando non è stata resa pubblica, come riservata e a esclusivo interesse dell’impresa, ogni informazione sulle attività aziendali di cui dispongono in funzione dei rispettivi incarichi. Inoltre, gli stessi devono conformare il proprio comportamento alla massima riservatezza anche al di fuori dell’orario di lavoro, al fine di salvaguardare il know-how tecnico, finanziario, legale, amministrativo e commerciale della società.
Tutti coloro che, in conseguenza dell’espletamento dei propri compiti di servizio, hanno la materiale disponibilità di informazioni confidenziali e rilevanti sono tenuti a non abusare di tale privilegio informativo.

6.5. Risorse umane

Gli amministratori, i dipendenti e i collaboratori di Kairos Energy Srl costituiscono il maggiore e migliore patrimonio della società.
Per tale motivo, Kairos Energy Srl tutela e promuove il valore delle persone, favorendo il lavoro in squadra e sostenendo azioni di formazione continua e apprendimento permanente, allo scopo di migliorare e accrescere l’esperienza e il patrimonio di conoscenza di ciascun amministratore, dipendente e collaboratore.

6.6. Correttezza nei rapporti con i soci e dipendenti

Nell’ambito dei rapporti gerarchici, Kairos Energy Srl garantisce che l’esercizio del principio di autorità non sia lesivo della dignità, della professionalità e dell’autonomia di ogni lavoratore.
Kairos Energy Srl opera le proprie scelte organizzative salvaguardando il valore professionale dei dipendenti, valorizzandone competenze, potenzialità e impegno.

6.7. Integrità della persona

Kairos Energy Srl garantisce l’integrità fisica e morale dei suoi dipendenti e collaboratori, assicurando condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale e promuovendo la sicurezza e la salubrità degli ambienti di lavoro.
A tal fine, Kairos Energy Srl adotta tutti i presidi previsti dalla normativa vigente in materia di sicurezza e salute sul luogo di lavoro, analizzando periodicamente i propri processi interni per identificare, eliminare e comunque tenere sotto controllo le situazioni di rischio.

6.8. Trasparenza e completezza dell’informazione

Le informazioni diffuse da Kairos Energy Srl devono essere complete, trasparenti, comprensibili ed accurate, in modo da permettere ai destinatari di assumere decisioni consapevoli in merito alle relazioni da intrattenere con la società.

6.9. Trasparenza della contabilità

La contabilità di Kairos Energy Srl risponde ai principi di verità, accuratezza, completezza e trasparenza del dato registrato.
Kairos Energy Srl è tenuta ad astenersi da qualsiasi comportamento, attivo od omissivo, che violi direttamente o indirettamente i principi normativi e/o le procedure interne che attengono la formazione

6.10. Controllo interno

Kairos Energy Srl promuove e richiede, ad ogni livello, il pieno rispetto dei processi di controllo interno, quale strumento per il miglioramento dell’efficienza aziendale e per l’osservanza della normativa vigente e dei principi di cui al presente Codice.
In particolare, nell’ambito delle competenze ed attribuzioni di ciascuna funzione, Kairos Energy Srl è responsabile del corretto funzionamento del sistema di controllo interno, fornendo ogni necessaria assistenza e cooperando alla realizzazione di un sistema efficace ed efficiente.
Per controllo interno si intende l’insieme di tutti i processi e strumenti adottati da Kairos Energy Srl allo scopo di indirizzare, gestire e verificare le attività aziendali, con l’obiettivo di assicurare il rispetto delle leggi e delle procedure aziendali, proteggere i beni aziendali, gestire efficientemente le attività e fornire dati contabili e finanziari accurati e completi.
Kairos Energy Srl assicura ai dipendenti, agli organi sociali titolari di potestà di controllo ed ai soggetti esterni eventualmente incaricati della revisione contabile o deputati a fornire consulenza in ordine alla redazione del bilancio, il libero accesso ai dati, alla documentazione e a qualsiasi informazione utile allo svolgimento della propria attività, garantendo che non verranno posti in essere comportamenti che ostacolino detto controllo.

6.11. Riciclaggio

Kairos Energy Srl esercita la propria attività nel pieno rispetto della vigente normativa antiriciclaggio e delle disposizioni emanate dalle competenti Autorità, impegnandosi a rifiutare l’instaurazione di rapporti d’affari con soggetti di sospetta o non provata integrità morale.
Kairos Energy Srl pertanto:

• Verifica in via preventiva le informazioni disponibili sulle controparti commerciali, fornitori, partner e consulenti, al fine di appurare la loro rispettabilità e la legittimità della loro attività prima di instaurare con essi rapporti d’affari;
• Opera in maniera tale da evitare qualsiasi implicazione in operazioni idonee, anche potenzialmente, a favorire il riciclaggio di denaro proveniente da attività illecite o criminali, agendo nel pieno rispetto della normativa antiriciclaggio primaria e secondaria e delle procedure interne di controllo.

6.12. Tutela dell’ambiente

Tutte le attività poste in essere da Kairos Energy Srl sono gestite nel rispetto della normativa vigente in materia ambientale.
Al fine di rafforzare il dovere di tutela ambientale, tutti i dipendenti e collaboratori hanno l’obbligo di attenersi scrupolosamente alle prescrizioni di legge, alle altre direttive in materia di tutela ambientale e dell’igiene, mantenendo sempre un comportamento corretto e vigilante.
Kairos Energy Srl si impegna a diffondere e consolidare tra tutti i dipendenti, collaboratori e fornitori una cultura della tutela dell’ambiente, della corretta gestione dei rifiuti e della prevenzione dell’inquinamento, sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili da parte di ciascuno.

6.13. Tutela dei segni di riconoscimento e della privativa altrui

Tutte le attività poste in essere da Kairos Energy Srl sono gestite nel rispetto dei diritti di proprietà industriale ed intellettuale previsti dalla normativa vigente, nazionale e sovranazionale, in materia di tutela dei diritti d’autore, brevetti, marchi e di altri segni distintivi.
Kairos Energy Srl si impegna a diffondere e consolidare tra tutti i dipendenti, collaboratori e fornitori una cultura della tutela dei marchi e di altri segni distintivi, ovvero di brevetti, modelli e disegni altrui, vietando, perseguendo e condannando ogni forma di contraffazione, alterazione e utilizzo indebito dei medesimi.

VII. REGOLE DI COMPORTAMENTO

7.1. Rapporti con i clienti

7.1.1. Imparzialità tra i clienti

Nell’erogazione dei propri servizi, Kairos Energy Srl garantisce l’equità di trattamento tra i clienti, potenziali ed effettivi.

7.1.2. I contratti e le comunicazioni ai clienti

I contratti e le comunicazioni ai clienti di Kairos Energy Srl devono essere:

• Chiari e semplici, formulati con un linguaggio il più possibile vicino a quello normalmente adoperato dagli interlocutori;
• Conformi alle normative vigenti, senza ricorrere a pratiche elusive o comunque scorrette (esempio: l’inserimento di pratiche o clausole vessatorie nei confronti dei consumatori);
• Completi, così da non trascurare alcun elemento rilevante ai fini della decisione del cliente;
• Disponibili nel sito internet aziendale e in qualsiasi momento in caso di richiesta da parte del cliente;
• Rispettosi delle disposizioni nazionali e sovranazionali in materia di tutela della privacy.

Kairos Energy Srl si impegna inoltre a comunicare in maniera tempestiva ogni informazione relativa a eventuali modifiche al contratto, variazioni delle condizioni economiche e tecniche di erogazione del servizio e/o vendita dei prodotti, nonché esiti di verifiche compiute nel rispetto degli standard richiesti dalle Autorità di controllo.

7.1.3. Qualità e sicurezza del sistema erogato

Kairos Energy Srl garantisce ai suoi clienti adeguati standard di qualità e sicurezza e si impegna per il loro miglioramento continuo. A tal fine:

• Definisce e adotta specifici programmi di miglioramento del servizio;
• Promuove attività di sensibilizzazione e formazione nella qualità del servizio;
• Verifica gli eventuali rischi per la sicurezza della comunità legati all’attività dell’impresa e adotta misure per ridurre ed eliminare tali rischi.

7.1.4. Relazioni con i clienti

Kairos Energy Srl impronta i rapporti con i propri clienti alla disponibilità, correttezza, rispetto e partecipazione. Fa proprie le disposizioni contenute nel Codice di condotta commerciale per la vendita di energia elettrica e garantisce l’adeguata formazione e osservanza da parte dei propri dipendenti e collaboratori.
Kairos Energy Srl si impegna a rispondere sempre ai suggerimenti e ai reclami dei clienti e delle associazioni a loro tutela, avvalendosi di sistemi di comunicazione idonei e tempestivi.

7.2. Rapporti con i dipendenti e collaboratori

7.2.1. Selezione del personale

La valutazione del personale da assumere è effettuata in base alla corrispondenza dei profili dei candidati rispetto alle esigenze della società, salvaguardando le pari opportunità per tutti i soggetti interessati.
Le informazioni richieste sono strettamente collegate alla verifica degli aspetti previsti dal profilo professionale e psicoattitudinale, nel rispetto della sfera privata e delle opinioni del candidato.
Kairos Energy Srl, nei limiti delle informazioni disponibili, adotta misure per evitare favoritismi, nepotismi o forme di clientelismo e discriminazione nelle fasi di selezione e assunzione del personale.
Le funzioni coinvolte nella selezione del personale devono assicurare:

• Il rispetto di criteri di selezione trasparenti ed imparziali;
• La verifica della corrispondenza tra i profili dei candidati e le esigenze della società;
• L’applicazione di contrattualistica di lavoro regolare;
• Il rispetto del diritto dei lavoratori a condizioni di lavoro fondate sulla dignità della persona.

7.2.2. Costituzione del rapporto di lavoro

Il personale è assunto con formale contratto di lavoro nei modi previsti dalla normativa e dalla contrattazione collettiva vigente. Non è consentita alcuna forma di lavoro irregolare.
Alla costituzione del rapporto contrattuale, ogni lavoratore riceve adeguate informazioni relative ai contenuti normativi e retributivi del rapporto stesso, alle norme e procedure da adottare al fine di evitare i rischi per la salute connessi all’attività lavorativa, nonché alle prescrizioni contenute nel presente Codice e nel Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo adottato dalla società.

7.2.3. Gestione del personale

Kairos Energy Srl evita qualsiasi forma di discriminazione nei confronti dei propri lavoratori. Le decisioni prese nell’ambito dei processi di gestione del personale sono basate sulla corrispondenza tra le esigenze della società e i profili posseduti dai candidati, nonché su considerazioni di merito.
La valutazione dei collaboratori è effettuata coinvolgendo amministratori, responsabili, ufficio del Personale e, per quanto possibile, i soggetti che sono entrati in relazione con il valutato.

7.2.4. Sicurezza e salute

Kairos Energy Srl si impegna a rispettare la normativa vigente in tema di tutela della sicurezza sul luogo di lavoro e a preservare la salute e la sicurezza di tutti i dipendenti, collaboratori e consulenti, attraverso azioni preventive e attività di formazione e informazione volte a sviluppare la consapevolezza dei rischi e promuovere comportamenti responsabili.

7.2.5. Tutela della privacy

Kairos Energy Srl si impegna a tutelare i dati personali acquisiti, custoditi e trattati nell’ambito della propria attività nel pieno rispetto delle disposizioni normative, come il Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003) e il GDPR (Reg. UE n. 679/2016).
Kairos Energy Srl adotta apposite procedure standard per garantire:

• Informative adeguate sugli scopi e modalità di trattamento dei dati;
• L’acquisizione del consenso dove richiesto dalla legge;
• La protezione dei dati da perdita, distruzione o trattamento non autorizzato.
  È vietata qualsiasi indagine sulle preferenze o sulla vita privata di soci, dipendenti e collaboratori.

7.2.6. Integrità e tutela della persona

Kairos Energy Srl si impegna a tutelare l’integrità morale dei dipendenti e collaboratori e a garantire condizioni di lavoro rispettose della dignità della persona. Contrasta ogni forma di violenza psicologica e comportamento lesivo delle convinzioni e preferenze della persona, incluse molestie sessuali o atti che possano creare un ambiente di lavoro intimidatorio o umiliante.